Rescata tu proyecto para tu PMO en 5 pasos!

Rescata tu proyecto para tu PMO en 5 pasos!

Prácticamente al menos una vez cuando gestionamos nuestra PMO (Portafolio o Programa de Proyectos) alguna vez nos encontramos con algún(os) proyecto(s) que por diversas razones está en «estado crítico en la sala de emergencias (UVI)» es porque está a punto de ser cerrado y/o cancelado por no cumplir las expectativas del cliente .

 

En este punto la situación con el cliente ya es casi insostenible y estamos a punto de perder el proyecto, los próximos proyectos o peor aún al mismo Cliente!

Si un proyecto está en estado crítico la situación con el cliente ya es casi insostenible estamos a punto de perder el proyecto

 

 

 

En estos casos hay que replantearse el proyecto y lo proponemos desde 5 grandes pasos

1.- Re-Establecer expectativas de los interesados

  • Situación: Cada vez que ingresa en un rol establecido que anteriormente tenía un compañero, habrá algunas expectativas que es necesario restablecer. Por tanto hay que buscar las respuestas a: Tal vez el cliente no entiende completamente la situación del presupuesto o línea de tiempo? ¿Tal vez el equipo disfrutó de más «manos» que el anterior gerente del proyecto trajo al compromiso?
  • Solución: 1.- Retroceder un paso antes de entrar en los detalles y tratar de hacernos una idea del estado de ánimo que rodea el proyecto resolviendo las respuestas a: ¿El equipo siente que es una «agonía» hasta el final? ¿Está en riesgo la relación con el cliente? ¿Su equipo de gestión siente que es una causa perdida? 2.- Hacer un balance con la foto del «paisaje político y emocional» que rodea el proyecto. Debemos reconocer saber si se necesita «mano derecha» o «mano izquierda» para slavar el proyecto.

 

2.- Ponerse frente al cliente

  • Situación: El paso más importante para hacerse cargo de un proyecto en plena execución es hablar con el cliente lo antes posible, es prioridad total averiguar cuál es su visión acerca del estado del proyecto. En cierto modo, estás gestionado a tu cliente y buscar las respuestas a: ¿Creen que todo está bien? ¿No conocen el estado? ¿Ya están descontentos?

prioridad total averiguar cuál es su visión acerca del estado del proyecto. Esto lo propusimos anteriormente en 3 Claves Esenciales para reportar el estado actual de tu proyecto

  • Solución: El primer paso más importante para rescatar un proyecto es alinearse con el cliente o grupo de interesados sobre el estado del proyecto. Si tu cliente no tiene idea de que el proyecto está desviado, depende de Tí comenzar a «suavizar el golpe» para que cuando se presente su nuevo plan y así no se sorprenda por su contenido. Si el cliente sabe que el proyecto no ha ido bien, entonces debe posicionarse como un agente de servicio al cliente antes de comenzar a «discutir soluciones» y ser un oyente astuto ya que es uno de los rasgos más importantes para un @PMOfficer o @Director de Proyectos.

Ser un oyente astuto es uno de los rasgos más importantes para un @PMOfficer o @Director de Proyectos . Cuando ya tienes un conocimiento completo de las expectativas de los clientes, necesitarás involucrarte con el equipo para comprender su posición sobre el estado del proyecto.

 

3.- Hablar con el equipo

  • Situación: El siguiente paso obvio es hablar con el equipo para buscar las respuestas a: ¿Qué piensa el equipo del estado del proyecto? ¿Entienden lo que el cliente piensa que es el estado del proyecto?. Es posible que necesite ser directo y preguntarles qué se necesitaría para entregar el proyecto con éxito. Apóyese en el equipo para presentar soluciones y haga todo lo posible para incorporar esas ideas en un borrador del plan.
  • Solución: El equipo es tu mejor recurso de información. Si bien es posible que no hayan documentado todas las conversaciones como debería hacerlo el gerente de proyecto anterior, contarán con información y opiniones anecdóticas sobre dónde han ido bien las cosas y dónde no.

El equipo es tu mejor recurso de información. Esto lo mencionamos anteriormente en 7 Claves de Colaboración para lograr el éxito como Director de Proyecto

 

 

4.- Leer TODO

  • Situación: El último pero más importante paso para guardar el proyecto es revisar toda la documentación. Desea tener una gran documentación, y esta es la razón por la cual. Hay que profundizar y encuentrar «cada trozo de papel», encontrar todos los correos electrónicos, el registro del proyecto y chat grupal, revisar los contratos iniciales y obtener acceso a las herramientas digitales que se usaban para rastrear el proyecto. Nota: Aunque desde la PMO se establecen buenas prácticas en los puntos antes mencionados es imperativo recuperar todo para encontrar las soluciones del porqué éste proyecto no ha cumplido con las expectativas del cliente ni está alineado con la PMO
  • Solución: Una vez que hayas realizado estos pasos, es hora de elaborar tu enfoque y tu borrador de plan. Sin embargo, no lo hagas solo, involucra al equipo para ayudarlo a construir una solución conjunta que llevará el proyecto a la línea adecuada alineada con la PMO®. Una vez que se tenga el borrador, tratar de pasarlo informalmente por el cliente a la primera oportunidad. Si tiene que presentar la solución formalmente a un grupo de partes interesadas, prepárese para la discusión real después de la reunión.

 

El objetivo es reducir los requisitos en hitos alcanzables en los que todos estén de acuerdo y se sientan cómodos para poder ser alcanzables y alineados con la PMO

 

 

5.- RE-Priorizar

  • Situación: Ahora que tenemos una mejor idea de lo que nos enfrentamos, es hora de volver a priorizar. Un proyecto en caos debe tener prioridades definidas y acordadas para tener la oportunidad de ser salvado. Así que después de haber revisado toda la documentación, hablado con el cliente y luego con el equipo, debemos hacer que todos vuelvan a estar juntos. En este punto, deberíamos tener opciones, ya que como equipo se debe comenzar a priorizar el trabajo por delante. El objetivo es reducir los requisitos en hitos alcanzables en los que todos estén de acuerdo y se sientan cómodos para poder ser alcanzables y alineados con la PMO.
  • Solución: Hacerse cargo de un proyecto en pleno vuelo no es una tarea fácil, incluso si todo va según lo previsto. Puede sentirse perdido y confundido por un tiempo mientras se acomoda al ritmo. Durante este tiempo, es imperativo apoyarse en el equipo para ayudarlo a ponerse al día y para que cree una relación de confianza con el cliente hasta lograr reconducir el proyecto hacia las expectativas del cliente y alineado dentro de los objetivos de la PMO.

 

 

 

 

 

 

Conclusión:

Incluso después de obtener el equipo, el cliente y los requisitos establecidos, es posible que aún tenga una batalla cuesta arriba. Sin embargo, las cosas siempre se complican así que por último, una buena sugerencia es programar una autopsia para aprender del proyecto, de modo que en el futuro inmediato todos puedan estar más capacitados para reconocer y reaccionar ante posibles problemas a medida que avance el proyecto así como en el resto de proyectos dentro de la PMO tanto actuales como futuros. . . . lo que en gestión de proyectos debemos tener siempre en consideración y son las famosas «Lecciones Aprendidas»

 

 

Bibliografía:

https://www.projectmanager.com/blog/how-to-rescue-a-project

http://www.pmd.com.es/blog/como-hacer-las-lecciones-aprendidas-de-un-proyecto/

7 claves de colaboración del exitoso PMOfficer